Forvaltningsret: 7 regler alle sagsbehandlere skal kende

Kort fortalt: Når en myndighed træffer en afgørelse, skal den vejlede borgeren, oplyse sagen, partshøre, begrunde afgørelsen og give klagevejledning. Undervejs skal vigtige oplysninger noteres, og både parter og andre kan have ret til aktindsigt. Reglerne står i forvaltningsloven og offentlighedsloven.

Fejl i sagsbehandlingen er en af de hyppigste grunde til, at Ankestyrelsen og andre klageinstanser hjemviser eller ophæver afgørelser – og et fast tema i Ombudsmandens udtalelser. Her er syv regler, enhver sagsbehandler i en kommune eller styrelse skal kunne.

1. Vejledningspligten (forvaltningslovens § 7)

Forvaltningslovens § 7 forpligter myndigheden til i fornødent omfang at yde vejledning og bistand til personer, der henvender sig om spørgsmål inden for myndighedens område. Modtager myndigheden en henvendelse, den ikke er rette myndighed til, skal den så vidt muligt videresende den. Mangelfuld vejledning kan i nogle tilfælde føre til, at en frist ikke kan gøres gældende over for borgeren.

2. Officialprincippet: Sagen skal være oplyst

Myndigheden har ansvaret for, at sagen er tilstrækkeligt oplyst, før der træffes afgørelse. Princippet er ulovbestemt, men er et af de mest grundlæggende i forvaltningsretten. På det sociale område er det også udtrykt i retssikkerhedslovens § 10. En afgørelse på et utilstrækkeligt grundlag vil ofte være ugyldig.

3. Partshøring (forvaltningslovens § 19)

Har myndigheden oplysninger om sagens faktiske grundlag, som parten ikke kan antages at være bekendt med, og som er til ugunst for parten og af væsentlig betydning for afgørelsen, skal parten høres, før der træffes afgørelse. Parten skal have en frist til at komme med en udtalelse.

Pligten gælder faktiske oplysninger – ikke myndighedens retlige vurdering. Der er undtagelser i § 19, stk. 2, fx hvis det er uforeneligt med hensynet til, at afgørelsen skal træffes hurtigt.

4. Begrundelse (forvaltningslovens §§ 22-24)

En skriftlig afgørelse skal være ledsaget af en begrundelse, medmindre parten får fuldt medhold (§ 22). Begrundelsen skal henvise til de retsregler, afgørelsen er truffet efter, og – hvor afgørelsen bygger på et skøn – angive de hovedhensyn, der har været bestemmende (§ 24). Om nødvendigt skal den også indeholde en kort redegørelse for de faktiske forhold, der er lagt vægt på.

Standardbegrundelser, der ikke forholder sig til den konkrete sag, er en klassisk fejl i Ombudsmandens og klageinstansernes praksis.

5. Klagevejledning (forvaltningslovens § 25)

Kan en afgørelse påklages til en anden forvaltningsmyndighed, skal den være ledsaget af en klagevejledning med oplysning om, hvem der kan klages til, hvordan, og om en eventuel klagefrist. Kravet gælder ikke, hvis afgørelsen giver parten fuldt medhold. Mangler klagevejledningen, kan en overskredet klagefrist som udgangspunkt ikke gøres gældende over for borgeren.

6. Notatpligt (offentlighedslovens § 13)

I sager, hvor der træffes afgørelse, skal myndigheden gøre notat om oplysninger om sagens faktiske grundlag, som myndigheden får mundtligt eller på anden måde, hvis oplysningerne har betydning for afgørelsen og ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Det gælder fx telefonsamtaler og møder. Notatpligten er afgørende for, at en klageinstans kan efterprøve afgørelsen.

7. Aktindsigt – for parter og for alle andre

En part i en afgørelsessag har ret til aktindsigt i sagens dokumenter efter forvaltningslovens § 9. Alle andre – fx journalister og borgere – kan få aktindsigt efter offentlighedslovens § 7. Der er en række undtagelser, bl.a. for interne dokumenter og oplysninger om private forhold.

En anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven skal som udgangspunkt besvares hurtigst muligt og senest 7 arbejdsdage efter, at den er modtaget (offentlighedslovens § 36). Kan fristen ikke overholdes, skal ansøgeren have besked om grunden og om, hvornår svaret forventes.

Hvad sker der, hvis reglerne ikke overholdes?

Overtrædelse af en garantiforskrift – fx partshøring eller begrundelse – kan føre til, at afgørelsen er ugyldig, hvis fejlen kan have haft betydning for resultatet. Klageinstansen vil typisk hjemvise sagen til fornyet behandling. Ombudsmanden kan desuden kritisere myndigheden.

Find Ombudsmandens udtalelser og klageinstansernes afgørelser om de enkelte bestemmelser under forvaltningsloven og offentlighedsloven i dom.dk’s lovsamling.